Organisatie

Organisatie, opzet en uitvoering van de controle- en advieswerkzaamheden

De taak van de commissaris bestaat er in de boekhouding te controleren en een uitspraak te doen over het getrouw beeld van de jaarrekening. De controle van de jaarrekening gebeurt op basis van een aangepast controleprogramma dat rekening houdt met de aard, de omvang en de risico's van de onderneming of organisatie.

Het mandaat van commissaris is in eerste instantie een opdracht ten behoeve van het maatschappelijk verkeer en wordt uitgevoerd overeenkomstig de algemene controlenormen van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.

De goede uitvoering van de controleopdracht veronderstelt de medewerking van het bestuur, de directie en de verantwoordelijken van de onderneming, temeer daar de volledige verantwoordelijkheid voor het opstellen van de financiële staten berust bij de wettelijke organen van de vennootschap. Meer in het bijzonder dient de commissaris zonder verwijl op de hoogte gebracht te worden van elke beslissing met betrekking tot de openbaarmaking van financiële informatie, de uitkering van dividenden of de bijeenroeping van een algemene vergadering.

De revisorale controle beoogt niet het opsporen van alle zwakheden die zouden kunnen bestaan in de organisatie van de onderneming. Toch zal de commissaris, naast het wettelijk voorgeschreven controleverslag, in voorkomend geval, de belangrijke leemten in het stelsel van de interne controle van de vennootschap, die een betekenisvolle invloed zouden kunnen hebben op de boekhoudkundige en financiële informatie, aan de raad van bestuur van de vennootschap overmaken, nadat de ondernemingsleiding voorafgaandelijk werd ingelicht.

Bepalend voor de omvang van de te verrichten controlewerkzaamheden is de mate van doeltreffendheid en betrouwbaarheid van de interne organisatie, waaronder begrepen de administratieve organisatie van de onderneming.

De commissaris tracht namelijk zoveel mogelijk gebruik te maken van informatie welke reeds in verband met het informatiesysteem ter beschikking staat en van controlehandelingen, die in het kader van interne controlemaatregelen, reeds door de organisatie zelf zijn uitgevoerd.

Belangrijke elementen in de administratieve organisatie zijn:

• • Het in de organisatie opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen, waaronder budgetten (begrotingen) ter beheersing en controle van de administratieve processen, functiescheidingen, enz.

  • De aanwezigheid van voldoende documentatie omtrent de structuur van de administratieve organisatie.

  • De techniek van verwerking van de administratieve verrichtingen.

De betrouwbaarheid van de financiële informatie zal in belangrijke mate worden bepaald door de opzet en de werking van de administratieve organisatie. Naarmate de interne organisatie beter functioneert zullen de verificatiewerkzaamheden tot een minimum kunnen worden beperkt. Eventuele onvolkomenheden in de interne organisatie zullen daarentegen tot aanvullende controlewerkzaamheden moeten leiden.

De revisorale werkzaamheden tijdens het boekjaar zullen zich dan ook voornamelijk richten op het onderzoek naar de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie, teneinde vast te stellen, dat er procedures zijn ingesteld die ertoe leiden dat alle transacties die in het registratieproces hadden moeten worden opgenomen, hierin ook inderdaad volledig, tijdig en juist zijn opgenomen.

Onze werkzaamheden kunnen in de volgende fasen worden onderscheiden:

1.1 Initieel onderzoek

• • Beoordelen van de opzet en structuur van de organisatie en daarin aanwezige functiescheidingen met bijhorende bevoegdheden.

  • Beoordelen van de procedures binnen de organisatie.

  • Beoordeling van het informatieverwerkend systeem en de maatregelen van interne controle met betrekking tot activa, passiva, kosten en opbrengsten.

Na deze initiële fase vindt er een beoordeling plaats van de sterke en zwakke punten welke in de administratieve organisatie zijn aangetroffen. Vanuit onze ervaring zullen wij zoveel mogelijk aanbevelingen geven tot verbetering.

1.2 Toetsing van de werking van het systeem van administratieve organisatie

Dit periodiek onderzoek is gericht op de vaststelling dat de administratieve organisatie inderdaad zo werkt als aan ons werd medegedeeld, met name zal er worden nagegaan in hoever de medewerkers de voorgeschreven procedures opvolgen en binnen hun bevoegdheden handelen. Indien zwakheden of onregelmatigheden worden ontdekt, zullen wij deze rapporteren.

1.3 Controle van de financiële rapportering

In functie van de resultaten van 2.1. en 2.2. (goede opzet en werking van de interne controle) zullen wij ons op deze rubrieken van de jaarrekening concentreren waar de administratieve organisatie onvoldoende zekerheid geeft over het getrouw beeld van de jaarrekening. Deze rubrieken zullen vrij diepgaand worden onderzocht.

Andere rubrieken van de jaarrekening waarbij de opzet en de werking van de administratieve organisatie voldoet aan de daaraan te stellen eisen, zullen minder diepgaand worden onderzocht daar de degelijke interne organisatie reeds een belangrijke mate van getrouwheid waarborgt.

1.4 Rapportering

De controle wordt afgerond met een waarmerkingsrapport/attestatie. Daarin spreken wij ons uit over het al dan niet getrouw beeld van de jaarrekening (goedkeurend, goedkeurend met voorbehoud, goedkeurend met toelichtende paragraaf, oordeelsonthouding of afkeurend).